NIEUW: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Per 25 mei 2018 krijgen alle organisatie te maken met de nieuwe wet: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De verordening is van toepassing op alle organisaties die gegevens van personen (persoonsgegevens) in een bestand bewaren. Dat betekent dat ook speeltuinen dit zullen moeten waarmaken.

Wellicht heb je 't gevoel dat jullie nauwelijks iets bewaren aan gegevens. Maar wellicht is er toch een adreslijst van het bestuur, een klapper van de abonnement houdende gezinnen of een eenvoudige telefoonlijst van ouders van buurtkinderen. Dit zijn persoonsgegevens en daarmee ben je er al: jullie moeten aan de slag. 

Uiteraard blijft het mogelijk om de gegevens die je voor de speeltuin nodig hebt te blijven bewaren. De verordening is juist bedoeld om er zeker van te zijn dat de gegevens die je bewaart veilig zijn in jouw handen. De verordening bepaalt dat jouw organisatie moet opschrijven/ vastleggen hoe jullie die veiligheid van gegevens waarborgen. En dat kan op allerlei manieren.

Wellicht is de manier waarop je nu met gegevens omgaat al helemaal goed. Je werkt met beperkte toegang tot gegevens en zorgt dat op alle documenten wachtwoorden zitten of dat papieren in afgesloten plek worden bewaard. Dan hoef je eigenlijk alleen maar jullie beleid – de afspraken die je nu al hebt- goed op te schrijven en natuurlijk ook op die manier blijven werken.

Misschien ben je nog niet zover. Staat de klapper met gezinsgegevens nog gewoon in het winkeltje en mailen jullie de adresbestanden regelmatig even rond. Dat is een mooi moment om de koppen bij elkaar te steken en hier samen naar te kijken. Nu je toch al moet gaan vastleggen hoe je om wil gaan met gegevens, kun je meteen eens goed nadenken over nieuwe afspraken.

Let op: de verordening geldt zowel voor het bewaren in digitale bestanden als in mappen op een plank. Ook deze laatste moeten voortaan veilig worden opgeborgen zonder dat vreemden daar bij kunnen.

Speeltuinwerk Limburg bewaart jullie gegevens veilig en gaat haar werkwijze vastleggen in een AVG beleid. Dat document zetten wij binnenkort online (let op je nieuwsbrief). Zo weet je hoe er met jouw gegevens wordt omgegaan, maar je hebt meteen ook een mooi voorbeeld van hoe je dat binnen jouw organisatie kunt regelen. Wij maken ook een checklist, zodat je gemakkelijk en stapsgewijs komt tot jullie eigen AVG beleid en zeker weet dat je je zaken goed geregeld hebt.

Wij raden je aan om even te wachten op ons voorbeeld, maar ons consulenten team staat uiteraard graag voor je klaar bij vragen of als je ondersteuning nodig hebt.

Kijk ook eens op deze website van NOV (Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk).